Ein Erfahrungsbericht aus der täglichen Vertriebspraxis
Im Vertrieb wird häufig darüber gesprochen, dass dem Kunden der Mehrwert oder Value des Produktes nähergebracht werden muss. So haben auch die meisten Vertriebsabteilungen die Begriffe ROI, Payback und Value Selling mehr als einmal gehört.
In der täglichen Vertriebsroutine werden Wirtschaftlichkeitsberechnungen bis dato jedoch nur selten eingesetzt.
Warum ist das so?
Neben der fehlenden Zeit und häufig auch dem fehlenden Know-How, ist ein wesentlicher Grund dafür das falsche Werkzeug zur Erstellung solcher Berechnung. Denkt man an Kalkulation, denkt man zuerst an Excel. Doch für die Erstellung und Kommunikation von Business Cases ist Excel das falsche Werkzeug.
Kunden reagieren nicht auf Excel
Excel-Tabellen sind wenig ansprechend und schwierig zu erfassen. Sie überfrachten den Betrachter und lenken durch zu viele Schaltflächen und Funktionen vom Thema ab. Daneben enthalten Excel-Kalkulationen unsichtbare Formeln, die auf den ersten Blick nur selten nachzuvollziehen sind.
Diese Intransparenz ermüdet den Betrachter und erschwert das Vertrauen in die Kalkulationsergebnisse.
Verkäufer scheuen den Aufwand
Die Erstellung ganzer Business Cases mit Excel ist zeitaufwendig. Selbst wenn sich Business-Logik und Berechnungsansätze wiederholen, lassen sich nicht so einfach in einen neuen Fall hineinkopieren. Es entstehen Fehlbezüge zu den Zellen und am Ende inkonsistente Berechnungsergebnisse. Nach einer Übertragung von Zellen und Berechnungen ist der Ersteller oft länger mit dem Testen beschäftigt, als wenn er den Geschäftsfall gleich ganz neu aufbaut.
Diese Fehlerquellen verunsichern den Ersteller und erschweren eine selbstbewusste Präsentation der wichtigen Finanzkennzahlen. Als kleinster Nenner bleibt von der wertvollen ROI-Kalkulation oft nur eine wenig detaillierte und damit auch wenig aussagekräftige Wertabschätzung.
Excel wächst schnell ins Chaos
Selbst wenn es gelingt, in Excel einen Business Case korrekt und halbwegs übersichtlich zu erstellen, wird es spätestens dann problematisch, wenn es damit in die Praxis geht. Häufig wird die Datei kopiert, angepasst, erweitert oder an verschiedene Kollegen und Kunden weitergegeben. Dabei entstehen schnell Fehler — Formeln gehen verloren, Verknüpfungen brechen ab oder falsche Annahmen wandern in das Spreadsheet und bleiben unentdeckt. Da Excel keine eingebaute Versionierung oder Benutzerrechte bietet, verliert man schnell den Überblick, welche Version die aktuelle ist. Der Business Case wird unübersichtlich und chaotisch. Für den Einsatz mit mehreren Nutzern oder gar Kunden lässt sich ein solches Werkzeug nicht sinnvoll skalieren. Was als solide Kalkulation begann, endet oft als fehleranfälliges, kaum nachvollziehbares Konstrukt, das mehr Verwirrung als Klarheit stiftet.
Zu Erstellung von Business Cases bedarf es andere Werkzeuge
Mit geeigneten Werkzeugen lasse sich Business Cases leichter erstellen, übersichtlicher darstellen und Ende auch überzeugender kommunizieren. Die Impact Discovery Plattform ist die bessere Lösung zur Erfassung und Kalkulation von wichtigen Prozesskennzahlen und führt zu aussagekräftigen Business Cases.
Impact Discovery Platform vs. Excel
Die Vorteile der Impact Discovery Plattform gegenüber Excel sind:
- Intuitive Bedienung
Die Plattform ist auf eine benutzerfreundliche Bedienung ausgelegt. Business Cases können als Vorlage hinterlegt und leicht angepasst werden. Die klar strukturierte Oberfläche dient den Benutzern als Gesprächsleitfanden. Sie enthält keine versteckten Formeln und zeigt die Ergebnisse bei Parameteränderungen sofort an.
- Transparenz
Alle Eingaben und Berechnungen sind für Kunden sichtbar. Die Plattform macht Bezüge sichtbar und bietet erläuternde Zusatzinformationen zu den Eingabefeldern. Alle Teilnehmer am Value Assessment erkennen sofort, wie sich die Werte berechnen.
- Interaktivität
Die Impact Discovery Plattform fördert den interaktiven Austausch mit dem Kunden. Sie passt Eingaben und Änderungen in Echtzeit an. Kunden tragen aktiv zur Erstellung des Business Cases bei und erkennen sofort die Auswirkungen ihrer Eingaben.
- Automatisierung
Die Plattform generiert automatisch Ergebnisberichte im PDF-Format. Die Benutzer können selbst über den Umfang des Berichtes entscheiden und ihn für ihre interne Ergebnispräsentation einsetzen.
- Sicherheit
Für die Impact Discovery Plattform bekommt jeder Benutzer ein sicheres Nutzerkonto. Offene und unter Umständen auch vertrauliche Fragestellungen können über einen sicheren, internen Kommunikationskanal mit dem richtigen Fachexperten geteilt werden. Unter Nutzung der Plattform müssen keine Dateianhänge mit Makros versendet werden, die ein erhebliches Sicherheitsrisiko darstellen. Damit erfüllt das System auch die strengen Sicherheitsrichtlinien sensibler Unternehmensbereiche.
- Konsistenz
Eine zentrale Plattform für die Erstellung, Speicherung und Nachverfolgung von Business Cases ermöglich die Wiederverwendbarkeit für vergleichbare Fälle. Dadurch entsteht eine Standardisierung, welche die Vergleichbarkeit von Verkaufsprojekten fördert. Es entstehen konsistente und vergleichbare Kalkulationsergebnisse über verschiedene Versionen hinweg.
